[【9年寧波兄弟印務】使用凸現(xiàn)ERP案例分析]

一、企業(yè)簡介
寧波兄弟印刷有限公司是一家專業(yè)不干膠標簽印刷供應商, 致力于生產(chǎn)各種不干膠標簽、產(chǎn)品說明書、吊牌紙卡、包裝彩盒的印刷企業(yè)。公司成立于2002年, 是集印前設計,制版,輸出,印刷,印后加工為一體企業(yè), 擁有多臺不干膠輪轉(zhuǎn)印刷機(六色UV-日本琳德科)/商標機/膠印機(四開四色-德國高寶）等設備。

二．企業(yè)的管理需求
寧波兄弟的主要產(chǎn)品是不干膠。產(chǎn)品覆蓋范圍廣，銷售網(wǎng)絡龐大。如何及時合理地組織安排產(chǎn)品的生產(chǎn)和銷售是企業(yè)經(jīng)營的關(guān)鍵。產(chǎn)品的加工生產(chǎn)具有較高的自動化程度，但是由于企業(yè)管理過程中信息收集和處理的手段落后，企業(yè)在計劃管理、物料供應、生產(chǎn)組織、銷售管理和財務管理等方面存在許多問題。
原材料供應出現(xiàn)脫節(jié)，不能保證生產(chǎn)需要；
原材料、輔助材料的浪費；
資金使用效率低；
庫存不清，實地盤點效率低，退、調(diào)、換、損、殘、盤等特殊業(yè)務易出問題；
銷售計劃與生產(chǎn)計劃有延滯；
市場和客戶的需求變化不能及時反饋。
兄弟的決策層清醒地認識到企業(yè)管理信息流通不暢是管理的瓶徑所在。只有加快企業(yè)的信息化進程才能提高企業(yè)的核心競爭力，企業(yè)才能在激烈的市場競爭中求得生存和發(fā)展。公司成立初期，就開始了管理信息化的嘗試。1994年，公司就上了威美軟件，軟件對公司的管理起到了一定的促進作用。但是由于整個企業(yè)的信息化集成程度很低，軟件功能又不能滿足客戶日益增長的需求，企業(yè)的管理瓶徑還是沒有得到根本的解決。
隨著企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的逐步擴大，市場和客戶的需求日趨個性化、多樣化，對企業(yè)的管理提出了更高的要求。兄弟公司決定實施ERP系統(tǒng)。通過ERP項目的實施，建立企業(yè)先進的管理信息化網(wǎng)絡，實現(xiàn)各管理部門信息的集成，實行企業(yè)內(nèi)外物流、資金流和信息流的一體化管理。優(yōu)化企業(yè)資源配置，合理組織生產(chǎn)，徹底解決產(chǎn)供銷脫節(jié)現(xiàn)象；加強物流管理，降低庫存資金占用，減少材料浪費，保障生產(chǎn)材料準時到位；及時掌握市場需求的變化，建立完備的銷售網(wǎng)絡體系，提高產(chǎn)品的市場占有率；強化財務管理，嚴格控制生產(chǎn)成本，壓縮管理費用，提高資金使用效率。最終達到提高企業(yè)整體素質(zhì)，為企業(yè)創(chuàng)造更好的經(jīng)濟效益。

三．實施過程
兄弟印刷公司實施ERP項目主要進行了以下幾項工作：
軟件選型
公司組織了專門的技術(shù)人員對ERP市場進行了認真的調(diào)查研究，對國內(nèi)外ERP產(chǎn)品，從技術(shù)先進性、功能全面性、系統(tǒng)的客戶化程度、客戶的成功案例、軟件供應商的信譽和穩(wěn)定性、性能價格比等方面進行了分析和比較。經(jīng)過認真的篩選，兄弟選擇了深圳市凸現(xiàn)軟件。凸現(xiàn)軟件有著8年印刷ERP管理軟件開發(fā)，1200家印刷廠成功運行，適用各類型印刷，是一家國內(nèi)優(yōu)秀的企業(yè)管理軟件公司，能夠?qū)Σ煌袠I(yè)提供成熟的解決方案，能根據(jù)客戶的需求進行客戶化，系統(tǒng)具有擴展性，在全國有很多實施成功的案例。凸現(xiàn)軟件提供的解決方案完全滿足兄弟公司的管理需求。
調(diào)研和分析
與凸現(xiàn)軟件簽定了實施協(xié)議后，凸現(xiàn)軟件公司派出技術(shù)人員到公司，深入各管理部門進行了詳細的調(diào)查研究。凸現(xiàn)技術(shù)人員與兄弟的管理人員分析企業(yè)的管理現(xiàn)狀和存在的問題，按照ERP的要求對企業(yè)的管理業(yè)務流程進行了梳理，根據(jù)企業(yè)管理需求制定了系統(tǒng)調(diào)研報告和總體設計方案。
制定實施計劃
在認真的系統(tǒng)調(diào)研的基礎(chǔ)上，根據(jù)企業(yè)的管理需求，把兄弟的ERP實施分成兩個階段。第一階段實現(xiàn)進銷存和財務的一體化管理，完成庫存管理、銷售業(yè)務管理、應收帳款管理、采購管理、應付帳款管理、賬務及報表管理等多個子系統(tǒng)的實施；第二階段實現(xiàn)對生產(chǎn)過程的控制，完成生產(chǎn)計劃、物料需求計劃、車間作業(yè)管理、成本管理、產(chǎn)品管理、工藝管理等幾個子系統(tǒng)的實施。
建立項目實施機構(gòu)
兄弟為ERP項目實施成立了三級實施組織體系。即項目領(lǐng)導小組、項目辦公室和各子系統(tǒng)業(yè)務組。
ERP領(lǐng)導小組由公司領(lǐng)導親自掛帥，由部門負責人和管理專家組成，負責對ERP系統(tǒng)的實施目標、項目投資、公司內(nèi)部業(yè)務流程重組方案等工作作出決策，對系統(tǒng)開發(fā)過程進行監(jiān)督、控制；項目辦公室由有關(guān)部門負責人、凸現(xiàn)軟件公司項目實施部負責人和企業(yè)信息部門負責人組成，負責項目的組織實施，包括研究系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)，制定項目實施計劃，制定系統(tǒng)開發(fā)的程序和工作標準，協(xié)調(diào)各部門工作進程，解決開發(fā)過程中可能出現(xiàn)的問題；各子系統(tǒng)業(yè)務組由凸現(xiàn)軟件公司項目實施部人員和有關(guān)部門的業(yè)務骨干組成，按開發(fā)工作的分工，分別進行各子系統(tǒng)的實施。
抓好三個層次的培訓
三個層次的培訓是企業(yè)領(lǐng)導、實施隊伍和員工的培訓。三個層次培訓的側(cè)重點各有不同。企業(yè)領(lǐng)導的培訓主要內(nèi)容是ERP先進管理思想和方法；實施隊伍培訓的主要內(nèi)容是ERP的實現(xiàn)方法和系統(tǒng)運行的原理和維護方法；對員工培訓則主要側(cè)重于系統(tǒng)的使用。
ERP的培訓工作貫穿實施工作的始終，培訓工作不僅僅是教會操作和使用方法，更重要的是不斷地灌輸ERP的管理思想和理念，使ERP在企業(yè)扎根。特別是企業(yè)領(lǐng)導的培訓是第一位的。通過培訓，取得企業(yè)領(lǐng)導對ERP的理解和支持，是項目成功實施的關(guān)鍵一步。
業(yè)務流程重組
由于管理體制的原因，企業(yè)管理中還有不少"人治"的色彩，有許多地方是無章可循或有章不循；管理規(guī)程不規(guī)范，業(yè)務操作隨意性大。由于管理手段落后，管理數(shù)據(jù)采集、分析方法原始，業(yè)務流程不暢通，傳遞環(huán)節(jié)多，存在不少無效作業(yè)環(huán)節(jié)。必須通過業(yè)務流程重組來實現(xiàn)管理流程的簡捷、高效和暢通，這是成功實施ERP的關(guān)鍵。兄弟在實施過程中，對主要的業(yè)務流程進行了深入的剖析和梳理，找出其中的無效作業(yè)環(huán)節(jié)，按照ERP管理的要求進行業(yè)務流程重組。例如，過去倉庫的產(chǎn)品調(diào)撥、出庫和發(fā)運，分別由各管理部門開出調(diào)撥、出庫和運輸單，手工傳遞到相應的倉庫，容易出現(xiàn)單據(jù)丟失、差錯或登帳不及時，造成庫存數(shù)據(jù)不準?，F(xiàn)在根據(jù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)共享的特點，由業(yè)務流程的開始環(huán)節(jié)產(chǎn)生單據(jù)，后續(xù)環(huán)節(jié)分別調(diào)用前環(huán)節(jié)的單據(jù)進行確認和對應的操作處理，再向后傳遞。每個環(huán)節(jié)的操作改變自己的庫存可用數(shù)量，保證了每個環(huán)節(jié)庫存數(shù)量的準確可靠，同時可以及時發(fā)現(xiàn)差錯、避免損失。通過這樣的業(yè)務流程重組，大大提高了企業(yè)的管理水平。
數(shù)據(jù)規(guī)范
數(shù)據(jù)的準確和規(guī)范是信息化管理系統(tǒng)可靠運行的基礎(chǔ)。只有系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)準確，系統(tǒng)產(chǎn)生的結(jié)果才有價值。我們在實施過程中從三個方面加強對數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理。一是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和控制數(shù)據(jù)，包括產(chǎn)品數(shù)據(jù)、客戶資料、供應商資料、物料檔案等；二是各子系統(tǒng)建立時需要的初始化數(shù)據(jù)，如庫存數(shù)量的初始化等；三是從程序控制和管理制度上保證業(yè)務操作數(shù)據(jù)的規(guī)范性、可靠性。

四．經(jīng)驗和體會
1． 企業(yè)必須有具體的需求，用自己的需求和衡量所選擇的系統(tǒng)
企業(yè)在選擇ERP以前，必須提出自己明確具體的需求，找準自己的定位。企業(yè)上ERP不是為了趕時髦，也不能把ERP當成靈丹妙藥，指望解決企業(yè)所有的管理問題。兄弟分析自己企業(yè)的管理基礎(chǔ)，明確自己的管理需求，把ERP的目標定位在解決產(chǎn)、供、銷和財務管理的一體化，實現(xiàn)管理信息的集成。而且把實施工作分為兩步走。這樣確定的方案切合企業(yè)實際，實施起來才有成功的把握。

2． "適合"的基礎(chǔ)是了解
企業(yè)提出了自己的管理需求后，要和軟件供應商進行充分的交流和溝通，使軟件供應商充分理解企業(yè)的需求，軟件供應商通過培訓詳細介紹ERP的實現(xiàn)方法，

讓企業(yè)知道哪些需求是合理的，哪些需求與ERP流程有差別，哪些需要流程重組，哪些需要客戶化。只有通過雙方的溝通，才能使實施的結(jié)果適合企業(yè)管理的需要。
3． 最高決策層的全力支持是成功實施ERP的決定性因素
人們常把ERP說成是"一把手工程"。ERP必須要有最高領(lǐng)導層一班人的全力支持，要把ERP作為企業(yè)管理的"一號工程"來抓，項目實施才可能成功。
4． 管理創(chuàng)新是ERP成功的保證，生存和發(fā)展是ERP實施的源動力
ERP的實施是一個龐大的系統(tǒng)工程，涉及到企業(yè)管理領(lǐng)域的方方面面。實施難度有來自管理體制方面的阻力，也有來自人們管理意識、習慣甚至利益方面的阻力。所以必須有改革的精神，有創(chuàng)新的精神，克服各種困難，才能把實施工作一步步的向前推進。在未來的市場競爭中，企業(yè)信息化是企業(yè)生存和發(fā)展的基本條件之一。要從企業(yè)生存和發(fā)展的角度來推動企業(yè)信息化建設，ERP實施才有源源不斷的動力。
5． 嚴密的保障措施
再好的規(guī)劃必須有可靠的組織措施來保證。企業(yè)的ERP實施必須建立健全務實的組織保障體系。通過三級實施組織機構(gòu)實行層層負責，才能把實施的目標和任務落到實處。
6． 加強基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理
數(shù)據(jù)的準確和規(guī)范是信息化管理系統(tǒng)可靠運行的基礎(chǔ)。如果系統(tǒng)中輸進去的數(shù)據(jù)準確，產(chǎn)生的結(jié)果就很有價值，如果輸進去的數(shù)據(jù)不準確，計算機系統(tǒng)就會變成信息垃圾。
兄弟印刷有限公司在實施過程中把系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)當作系統(tǒng)的生命線來看待。我們按照ERP系統(tǒng)的要求制定了各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的規(guī)范，把基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和各種初始化數(shù)據(jù)按部門的管理職能分類，分別列入各部門的考核內(nèi)容，每類數(shù)據(jù)指定專人負責收集、錄入和校對。保證系統(tǒng)需要的各種數(shù)據(jù)按時、按質(zhì)、按量錄入系統(tǒng)。

五．效益分析
兄弟公司的ERP系統(tǒng)從2011年12月開始投入使用。一年多時間的運行表明完全達到了項目的第一期目標。高效暢通的信息網(wǎng)絡已經(jīng)形成，實現(xiàn)了進銷存和財務的一體化管理，從整體上提高了企業(yè)對市場的快速反應能力，公司的管理水平和管理手段都有了跨越式的發(fā)展。
1）高效暢通的信息網(wǎng)絡促進了公司業(yè)務的發(fā)展。與2011年相比，2012年銷售額翻了一番。
2）由于實現(xiàn)了信息集成，銷售部門可以隨時掌握倉庫的動態(tài)庫存，使銷售開票有了準確的依據(jù)，杜絕了客戶開票而提不到貨的現(xiàn)象，提高了客戶的滿意度。2011年交貨履約率達97.2％以上，比上年提高了2.2％。
3） 倉庫實行了精細化管理，能夠有效跟蹤和控制物品流動，倉庫的庫存盤點誤差大大減少。以中心倉庫為例，由過去的平均3.2％降低到2012年底的1.5％。ERP項目支持立體倉庫的管理的貨位管理和批次管理，減少了因調(diào)貨、換貨和產(chǎn)品損殘造成的損失，減少了因產(chǎn)品超保質(zhì)期造成的損失。據(jù)不完全統(tǒng)計，每年的產(chǎn)品損殘和超期造成的損失可以減少60多萬元。
由于有了豐富的信息資源的支持，采購計劃和銷售計劃更加準確，有效減少了產(chǎn)品的庫存積壓。2012年底庫存資金比上年同期降低7％。同時保證了生產(chǎn)所需物資的正常供應。

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